Poznaliśmy wyniki audytu w PUIK. Co jest problemem?

Na spotkanie poświęcone prezentacji audytu media zaprosiła burmistrz Iwona Kublik. Publicznie, na sesji Rady Miejskiej. Z zaproszenia skorzystaliśmy, były jednak obawy ze strony przewodniczącego Rady Daniela Krakowskiego, które elementy audytu mogą zostać ujawnione, a które nie ze względu na RODO i czy z tego powodu mogę uczestniczyć w takiej prezentacji. Po konsultacjach z radcą prawnym UM Arturem Olszewskim, prezes PUIK Bogumiłą Oniśk i audytorkami Agnieszką Zdanowicz i Martą Laskowską - stanęło na tym, że mogę zostać na spotkaniu. Wzięło w nim udział jeszcze kilkoro radnych, którzy pytali o wiele kwestii oraz prokurent PUIK Hanna Siomek.

Prezes Bogumiła Oniśk poinformowała, że cały raport z audytu, który przeprowadziła firma Centrum Kooperacji Recyklingu not for profit system sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie nie może być przedstawiony opinii publicznej z dwóch powodów: po pierwsze chodzi o ochronę danych osobowych, po drugie – o interes spółki, która ma strategiczne znaczenie dla miasta Sokołów Podlaski. To dla nas jest jasne. Ale transparentność wymaga, by przedstawić opinii publicznej przynajmniej ogólne wnioski z audytu, który został sfinansowany z publicznych pieniędzy. I to niniejszym czynimy.

Jak poinformowała prezes Bogumiła Oniśk (stanowisko to zajmuje od lutego 2024 r.), audyt miał trwać pół roku. Procedury wydłużały się jednak ze względu na napotkane trudności tj. problem z dostępem do dokumentów bądź też przygotowaniem istniejącej dokumentacji papierowej do wersji elektronicznej.

Wstępne wyniki audytu zostały przedstawione w styczniu na Posiedzeniu Rady Nadzorczej PUIK w którym uczestniczyła Burmistrz Miasta Sokołów Podlaski Pani Iwona Kublik. Po prezentacji została zgłoszona potrzeba ze strony Przedstawicieli Załogi będących Członkami Rady Nadzorczej na przeprowadzenie dodatkowych rozmów z pracownikami Spółki. Zostało to uwzględnione i po konsultacji z Audytorami audyt został uzupełniony o dodatkowe elementy.

W dniu 17 lutego ogólne wyniki audytu zostały przedstawione pracownikom Spółki. Ostateczny Raport z audytu do władz PUIK trafił w dniu 31 marca, w dniu 8 kwietnia otrzymała je burmistrz Iwona Kublik, a 5 maja z ogólnymi wynikami audytu zapoznały się Zarządy Związków Zawodowych działających w Przedsiębiorstwie, Raport w pełnej wersji został przekazany w dniu 7 maja Radzie Nadzorczej PUIK. Z wynikami audytu zostali zapoznani Dyrektorzy poszczególnych zakładów , a obecnie trwają rozmowy z poszczególnymi pracownikami których stanowiska podlegały szczegółowej analizie przez audytorów.

- Sprawdziliśmy zgodność z prawem wszystkich dokumentów obowiązujących w PUIK pod kątem ich zgodności z prawem, normami środowiskowymi i innymi. Czasem odnosiło się wrażenie, że spółka została dobrze przygotowana do funkcjonowania w latach 90., ale później się zatrzymała w rozwoju w niektórych obszarach. Problemem było to, że wiele z badanych przez nas dokumentów nie występowało w formie elektronicznej, chodzi zwłaszcza o dokumentację kadrową i księgową. To wymagało dużego zaangażowania i pomocy ze strony pracowników firmy, ale doprowadziło też do pewnego uporządkowania dokumentacji. Wiemy teraz, co jest w spółce, a czego nie ma i trzeba uzupełnić – mówiła Agnieszka Zdanowicz.

- Często zdarzało się, że pierwotnie były braki w dokumentacji, ale finalnie udawało się ją odnaleźć, zdigitalizować i uporządkować. Sprawy kadrowe, np. ewidencja urlopów pracowników notowane były w zeszytach. Mocnym punktem spółki jest to, że dokumentacja (regulaminy, decyzje itp. ) okazała się kompletna, gorzej jest z jej aktualizacją – niektóre dokumenty sięgają początków lat 90. i były wyrywkowo, chaotycznie dostosowywane do nowych przepisów. Ta sytuacja pokazała też, jak ważne są procesy cyfryzacyjne – dodała Marta Laskowska.

Audyt w sokołowskiej komunalnej spółce wskazał, że nie ma strategii rozwoju spółki w perspektywie wieloletniej oraz nowoczesnych narzędzi wspierających zarządzanie kluczowymi obszarami działalności. Audytorki określiły dotychczasowy sposób prowadzenia rachunkowości w spółce jako „archaiczny”. Od lutego w PUIK pracuje nowa główna księgowa, która ma prowadzić księgowość zgodnie z obowiązującymi standardami.

- Skłaniamy się do tego, by zmienić oprogramowanie wspomagające prowadzenie naszej działalności co łączy się też z wymianą części komputerów. Nowe rozwiązania muszą spełniać standardy w zakresie cyberbezpieczeństwa i ochrony danych. Czekamy na ogłoszenie konkursów, które umożliwią nam pozyskanie dofinansowania na ten cel. Chcemy ten proces sfinansować z funduszy zewnętrznych, bo nakłady będą dość duże. Dzięki audytowi w obszarze IT wykonanego m.in. na potrzeby konkursu „cyberbezpieczny wodociąg” wiemy, co powinniśmy wymienić – mówiła prezes Oniśk. Koszty wymiany systemu (bez kosztu wymiany sprzętu komputerowego) szacowane są na około 80 tys. z

- Doradzamy też wprowadzenie w PUIK systemu zarządzania jakością, ISO lub innego. Bo to wymusza niejako aktualizację dokumentacji przynajmniej raz na rok – podkreślały audytorki. Spółka ma też uruchomić BIP i nową, bardziej przejrzystą stronę internetową. Podjęto już działania w tym zakresie.

PUIK zatrudnia obecnie 137 pracowników, audyt nie wykazał, by występował przerost zatrudnienia.

Dokumentem, który wywołał wiele kontrowersji także podczas audytu i spotkań z pracownikami jest pochodzący z połowy lat 90 Regulamin Pracy oraz niewiele młodszy Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy.

- Ten dokument budzi wiele emocji wśród pracowników – przyznała Agnieszka Zdanowicz. - Z jednej strony bardzo konkretnie reguluje kwestie wynagrodzeń i uprawnień pracowników, bardzo pozytywnie odbierany jest też przez osoby z długim stażem. Gorzej z młodymi pracownikami.

Dlaczego? Bo – opisując to w uproszczeniu - obowiązuje zasada uzależnienia wynagrodzenia od stażu pracy: jeden rok to jeden procent podstawowego wynagrodzenia doliczany do pensji, startując od pięciu lat. Jeśli ktoś ma 40 lat pracy, to ma doliczane 40 procent wynagrodzenia co miesiąc.

- Ten system był dobrze opracowany na miarę potrzeb w latach 90., kiedy wielu pracowników uciekało do Morszkowa i PUIK chciał ich zatrzymać. Załoga jest coraz starsza, mamy wielu pracowników 55+. Dla nich ten układ zbiorowy jest gwarantem wynagrodzenia. Ale rozmawiamy, co z tą sprawą zrobić. Dla najstarszych pracowników jest to korzystne, ale nie mamy czym przyciągać do pracy młodych ludzi. Do tego są nieporozumienia – gdy przychodzi młody pracownik i dostaje wynagrodzenie podstawowe wyższe niż osoba z 20-30 letnim stażem, są pretensje. Ale ten młody człowiek przez pięć lat nie dostanie ani grosza „stażowego”. Trudno w tej sytuacji znaleźć sprawiedliwe rozwiązanie. Rozmawiamy, pod uwagę brane jest rozwiązanie, że pracowników z dużym stażem pozostawimy na starych zasadach, a nowym zaproponujemy coś innego. Ale to wymaga zmiany układu zbiorowego, co jest niezwykle trudne, a w praktyce wręcz niemożliwe. Możemy co najwyżej robić aktualizację kluczowych aspektów tego dokumentu – wyjaśniała prezes PUIK.

Pewnych uzupełnień wymaga też dokumentacja kadrowa jeśli chodzi o ochronę danych osobowych. Zatrudniony został inspektor ochrony danych osobowych, który ma przygotować 32 instrukcje związane z RODO i prace tę już kończy. Uzupełniane i aktualizowane są też inne dokumenty spółki, m.in. dotyczące procedur antymobbingowych, czy uregulowania kwestii pracy zdalnej. Duży nacisk ma być też położony na szkolenia pracowników na różnych stanowiskach, także kadry zarządzającej, z dofinansowaniem zewnętrznym. - Chcemy inwestować w ludzi i dać szansę tym wszystkim, którzy chcą się rozwijać – zapewniła Bogumiła Oniśk.

Nasi czytelnicy w komentarzach pod artykułami wielokrotnie pytali, czy firma Centrum Kooperacji Recyklingu not for profit system sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, która wykonywała audyt w PUIK ma stosowne uprawnienia do takich czynności. Podejrzenia budziła nazwa audytora, a zwłaszcza zaakcentowane w niej słowo „recykling” .

- W naszej firmie mamy zespół ludzi z różnymi specjalizacjami, m.in. prawników, ekspertów środowiskowych, analityków finansowych, wszyscy jesteśmy audytorami – wyjaśniła nam wiceprezes spółki audytorskiej Agnieszka Zdanowicz. Przyznała, że nazwa firmy, zawierająca słowo „recykling” może wydawać się myląca, zwracał na to uwagę także urząd skarbowy. Podkreśliła, że firma posiada wszystkie niezbędne certyfikaty, a wśród jej klientów w zakresie audytu są największe polskie koncerny (padły nawet konkretne nazwy).

Czy PUIK może prowadzić zakład wulkanizacyjny, oferować swoje usługi mieszkańcom i konkurować z lokalnymi przedsiębiorcami - ta kwestia też była przedmiotem wątpliwości naszych czytelników. Wyjaśniamy: może, bo to efekt podstawowej zasady w biznesie – swobody prowadzenia działalności gospodarczej.

- Wyjście na zewnątrz było trochę skutkiem ubocznym. Mamy duży tabor samochodowy i te usługi były potrzebne dla naszego zakładu. Mieliśmy przypadek, że śmieciarka wiozła odpady do ZUO i pękły naraz dwie opony. Szukanie pomocy trwa, my musimy działać sprawnie i z tego powodu powstała w PUIK wulkanizacja. Ale skoro już kupiliśmy urządzenia, trudno było je wykorzystywać tylko dla siebie, wyszliśmy z usługą do mieszkańców – wyjaśniała pani prezes.

Jak wyjaśniały Bogumiła Oniśk i Hanna Siomek, w latach 90. PUIK zajmował się wieloma usługami. - Miał kwiaciarnię, zakład pogrzebowy, był firmą która obsługiwała sokołowian w każdym zakresie. Jeśli miasto miało z czymś problem, robił to PUIK. Na przestrzeni lat pewne działalności sukcesywnie oddawano, choć mogły przynieść naszej spółce dochody. Tak stało się chociażby z wykonywaniem sieci wodociągowych i przyłączy. Nikt wtedy nie krzyczał, że dzieje się źle. Były też pomysły na oddanie w ręce prywatnych firm usług na wywóz nieczystości płynnych, szambiarkę chciano oddać na złom. Udało się to powstrzymać i teraz okazuje się, że była to trafna decyzja. Usługa świetnie się rozwija, potrzebna nam nawet druga szambiarka - informowały obie panie.

- To, że PUIK jest spółka komunalną, która ma zabezpieczać dostawy dla mieszkańców m.in. wody i ciepła, to jedno. Na tych zakresach działalności spółki nie bardzo możemy zarabiać, bo są to usługi taryfikowane. Ale PUIK jest też spółką prawa handlowego i powinien mieć obszary, w których zarabiać może – podkreśliła prezes Bogumiła Oniśk. - Stąd pomysł, by wychodzić z usługami dla mieszkańców. W planach mamy uruchomienie usług związanych z doradztwem środowiskowym i to nie tylko dla mieszkańców miasta, ale na całą Polskę. Za chwilę większość firm będzie musiała liczyć ślady węglowe, robić audyty środowiskowe – to usługi, na których możemy zarabiać. Jeśli chcemy pozyskać fundusze zewnętrzne, musimy mieć wkład własny. Właśnie w tych dodatkowych usługach widzimy szansę na rozwój Spółki - dodała.

Prowadzący spotkanie w sprawie audytu przewodniczący Rady Miejskiej w Sokołowie Podlaskim Daniel Krakowski podsumował raport z audytu.

- Dla mnie po tym, co usłyszałem, nawet w tej ograniczonej formie, ten audyt jest pewnego rodzaju sensacją. To dotyczy m.in. bałaganu w dokumentacji. Niewyobrażalne jest dla mnie, żeby w taki sposób zarządzać firmą w XXI wieku. Jak można dopuścić do sytuacji, że dokumentacja jest tworzona manualnie, w zeszytach. Poprzedni zarządzający PUIK przez wiele lat dopuścili się zaniedbań, które są niedopuszczalne – tak w małej firmie, jak i jednostce samorządu terytorialnego. Audyt pokazał, że poprzednie zarządzanie było niewłaściwe, ale ważne jest to, że wskazane zostały obszary, które wymagają poprawy – ocenił.

To, o co zapytaliśmy prezes Bogumiłę Oniśk i co wskazała w odpowiedzi: żadne strategiczne zadania PUIK nie są zagrożone, dotyczy to tak ważnych obszarów, jak dostawy wody, ciepła, odbiór ścieków dla mieszkańców. PUIK jest stabilną spółką komunalną, która w pełni wywiązuje się z postawionych przed nią zadań.

Równolegle z audytem PUIK podobny proces został wdrożony jeśli chodzi o Urząd Miasta Sokołów Podlaski oraz jednostki miejskie. Umowę w tej sprawie burmistrz Iwona Kublik podpisała z firmą pod koniec września ubiegłego roku.

Jak poinformowała nas pani burmistrz, audyt „miejski” wciąż trwa, a po wykryciu defraudacji w Szkole Podstawowej nr 6 na ponad 1,5 mln zł, został rozszerzony o tzw. audyt śledczy i objął szkoły. Na razie trudno mówić o tym, kiedy audytorzy z firmy PKF Consult Sp. z o.o. sp.k. zakończą swoje czynności.

Na spotkaniu zapytaliśmy o kwestie, które budzą emocje wśród internautów, odpowiedzi uzyskaliśmy i je publikujemy. Nie chcemy hejtu w anonimowych komentarzach pod artykułem, dlatego je blokujemy. Jeśli ktoś ma uwagi lub pytania – może je zadać pod linkiem do artykułu na Facebooku lub przesłać mailem na adres [email protected]